浅析高等职业院校档案管理工作

   学文网   2016-05-11 00:00:00

  【摘要】档案管理是学校常规管理重要的组成部分,是提高教育质量,办好、办出特色学校的基础。它能起到督促人的作用,促进人人到位,认真自觉地做好常规工作,使学校管理科学化,为创办一流教育奠定良好的基础。
  【关键词】职业学校 档案 管理
  通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人将从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理,是适应学校教育改革和发展的需要,也是学校常规管理的重要内容。
  在当今国家大力发展高等职业教育的大背景下,高等职业学校档案管理工作尤为重要。因为它除了承载学校的相关信息以外,更重要的是它为学校展现自我提供了重要的平台。现结合本人对职业学校档案管理工作的体会谈几点看法。
  一、加强意识,建立机构
  学校领导要高度重视档案工作,把档案工作列入学校工作的重要议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。要结合实际,领导带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。
  建立健全管理机构,加强对档案工作的领导,健全档案机构管理网络,成立以校长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组,配备一名专职档案员,由于档案归档工作通常一年为一至二次,有做过档案的兼职人员都有体会,要整理材料了,这时许多环节已忘记或模糊不清。因此,分层培训是搞好档案管理工作的关键。
  二、学校的档案工作要列人学校工作计划及各处室计划管理
  做到年初有计划,年终有总结,并将档案管理工作的有关要求列人工作职责、考核内容之中,落实到档案网络人员个人,做到考核结果与奖惩挂钩。在历年上级部门检查中发现,有相当部分学校没有做到年初有计划,年终有总结。对这个问题我是这样理解的:各个学校都再三强调学生的行为习惯培养,都知道好的学习习惯一旦养成,学生成绩必然提高这个道理。
  三、建立健全完善的档案管理工作制度
  健全档案制度,使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。例如我院按照档案工作的相关要求,建立健全档案工作管理体制,完善档案工作各项制度。学院除了制定各种档案管理制度外,还应编制档案分类方案和管理期限表,使学院的档案工作有章可循,保证了档案质量。学校一把档案工作纳入工作目标管理责任制的检查考核中,强调各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求,结合年终考核与个人年终奖金挂钩外,还要作为年终评优选先的依据。
  四、稳定工作队伍,改善工作条件
  各职业院校要采取切实可行的措施,建立一支有着较好的政治、业务素质的档案干部队伍,并保持相对稳定。专业档案干部属于专业技术人员,待遇应与教学、科研、教辅工作人员相当,参与评聘相关序列职称。
  五、以"迎评促建"为契机,大力做好档案管理工作
  评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段,是对高校实行监督和考核的主要形式。评估的目的在于重点检查被检高校教育教学质量和整体运行情况,推动高校深化改革,真正达到"以评促建、以评促改、评建结合、重在建设"的目的。评估专家在组织对各级各类学校的验收中,教学管理是检查的重中之重,而其中必不可少的就是学校档案。在评估调查工作中,档案部门要与各有关处室密切配合,通过收集、鉴定、整理、保管等环节形成学校教育教学工作中有依据作用的档案材料,提供评估专家组所需要的各种信息。档案来源广泛,内容丰富,门类多样,又真实反映了客观事物本身的运动和变化,从中得到的信息是最基本、最准确和最有依据性的。
  六、加强档案信息的开发利用是教育事业的需要
  各职业院校应积极开创档案信息开发利用的新局面,努力做到档案信息为学校工作服务。为师生服务,为各级、各类查阅档案资料者服务。利用学校档案,为社会和各方面提供毕业生原始的学籍信息和学历证明。学校历年来在各种科研、教学和体育竞赛中所取得的实物档案材料也应整理归档。
  总之,作为档案本身,是沟通历史与未来的桥梁,是连接社会与人生的纽带。随着教育教学改革的不断深化,教育事业的不断兴旺发达,对学校档案管理也提出了更高的要求,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务。档案人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。
  参考文献:
  [1]李文,张文昌.建立健全职业学校教学档案势在必行[j].企业家天地.2006(03).
  [2]赛玉民,谈教学档案与教学工作评价[j].烟台教育学院学报.2004(02).
  (作者单位:内蒙古建筑职业技术学院)
  编辑/张俊英


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